LA CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Cosa si intende con ?conservazione delle fatture elettroniche?? Il tanto discusso obbligo di Fatturazione Elettronica, gia' entrato in vigore lo scorso 1 luglio ma valido per tutti a partire dal prossimo gennaio 2019, comporta l'altrettanta necessita' di conservare digitalmente le fatture elettroniche emesse e ricevute, nonchè le relative notifiche, mediante il Sistema di Interscambio. E' la cosi detta conservazione digitale a norma (altrimenti conosciuta scorrettamente con il nome di ?conservazione sostituiva?). Vediamo, dunque, di approfondirla in questo articolo. Conservazione delle fatture elettroniche: cos'è la conservazione digitale a norma? Con il termine ?Conservazione digitale a norma? intendiamo quel processo in grado di assicurare nel tempo la piena validita' legale ad un documento informatico, conferendo a quest'ultimo un'efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento in forma cartacea. La validita' legale di un documento è indipendente dalla sua natura (analogica o informatica) ed è raggiunta nel momento stesso in cui vengono rispettate le seguenti condizioni: Autenticita': ovvero la certezza dell'identita' dell'emittente; questo obbligo compete sia al fornitore che al cliente Integrita': il contenuto del documento deve essere immodificabile nel tempo, per quanto ne sia concessa la conversione in un altro formato, a patto che il contenuto resti inalterato Leggibilita': il documento deve poter essere accessibile senza un eccessivo sforzo e deve essere garantita la leggibilita' a occhio umano; questa condizione va garantita durante l'intero periodo di conservazione del documento. Tali requisiti, altrimenti conosciuti con l'acronimo AIL, sono imprescindibili per la conservazione digitale di fatture elettroniche e note di variazione, ma non solo. Infatti, sebbene il processo di conservazione digitale venga spesso collegato alla fatturazione elettronica, è in realta' da considerarsi come una entita' del tutto autonoma, in quanto non riguarda le sole fatture ma l'intera documentazione aziendale. E' possibile, infatti, conservare digitalmente moltissimi documenti tra cui, a titolo esemplificativo, i libri giornali, i documenti di trasporto (DDT), le ricevute e gli scontrini fiscali, i contratti. Conservazione delle fatture elettroniche: quali modalita' L'obbligo di fatturazione elettronica estende a tutti i soggetti privati con partita IVA l'obbligo della conservazione delle fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio. Le imprese interessate pertanto dovranno non solo attivare un processo di fatturazione elettronica ma anche assicurarsi che le stesse vengano conservate a norma, come previsto dalla legge. Al riguardo, le possibilita' disponibili di conservazione previste sono più di una. La prima, introdotta dal comma 7 del provvedimento n. 89757/2018 del 30 aprile, consiste nel servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate. Gia' attivo dal 1 luglio 2018, tale servizio consente per l'appunto non solo la predisposizione e trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio ma anche la gestione del servizio di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI. Sebbene questa modalita' possa apparire a prima vista attraente, nella realta' dei fatti essa comporta non poche difficolta' ed include aspetti alquanto svantaggiosi. Quali? Innanzitutto, il servizio può essere adottato solo per la conservazione delle fatture elettroniche in formato XML conforme alle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate. Questo significa che la conservazione di fatture in formato differente, quale è il PDF, oppure la conservazione di altri documenti quali possono essere ad esempio i libri giornale, DDT, o i registri IVA, sono escluse. In aggiunta, per chi sceglie questa opzione è bene tenere presente che potra' consultare i documenti caricati solo tramite Cassetto Fiscale (Credenziali Entratel) e che la conservazione delle fatture sara' manuale e a blocchi di massimo 10 file e 5MB. Per tutte queste ragioni, è chiaro che tale modalita' possa essere perseguita solamente da quelle micro realta' che emettono e ricevono un numero di fatture annuo molto esiguo. Una seconda soluzione ? affatto banale ? è quella in house. Questa opzione prevede infatti che l'azienda si doti di un proprio Sistema di Conservazione, vale a dire che crei un proprio sistema di conservazione su server aziendali, predisponendo uno spazio informatico dove conservare i documenti ma anche identificando le figure aziendali responsabili della conservazione. E' doveroso ricordare che sviluppare un processo di conservazione digitale in house comporta un significativo cambiamento di paradigma in quanto impone, esattamente come nella Fatturazione Elettronica, la conoscenza di tecnologie avanzate e il possesso di competenze specifiche che difficilmente imprese, studi e enti finora estranei a questa hanno interesse ad appro